A gestão da mão de obra utilizada pelas empresas no Brasil esta prestes a ser alterada de forma significativa. O interessante é que não estamos falando de mudanças drásticas na legislação trabalhista e previdenciária. Trata-se na verdade do aprimoramento na maneira de fiscalizar o fiel cumprimento das normas que regem a contratação, remuneração e tributação da mão de obra direta e indireta.
O Ministério do Trabalho e Emprego, a Receita Federal e a Previdência Social em breve terão a sua disposição em um único ambiente digital todas as informações necessárias para fiscalizar e, quando for o caso, autuar as empresas que não atendem a legislação em vigor. Esse ambiente digital será alimentado por informações enviadas por todos os empregadores do país. É o que se espera que aconteça em breve com a implantação e obrigatoriedade de envio do chamado eSOCIAL. Também chamado de e-Fopag ou folha de pagamento eletrônica, o eSOCIAL terá a funcionalidade de concentrar informações não só sobre a contratação de trabalhadores em seus diferente níveis e categorias, mas implicará em informar aos órgãos de fiscalização, de maneira rápida, padronizada e consolidada, todos os aspectos inerentes ao contrato de trabalho de um trabalhador. De posse dessas informações, os Auditores Fiscais poderão, dentro de suas respectivas competências, confrontar se estas atendem a legislação ou se o procedimento adotado é passível de autuação e multa.
É bom lembrar que essa fiscalização poderá ser estendida aos procedimentos utilizados pelo empregador nos últimos 05 (cinco) anos anteriores á implantação do eSOCIAL. Saiba que a figura do Auditor Fiscal como atualmente conhecemos, tende a ser cada vez mais rara nas empresas. Isso porquê a ação fiscal será orientada por informações já disponibilizadas pelo empregador através do eSOCIAL, ficando mais fácil, mais ágil, mais abrangente e com certeza mais efetiva. A experiência na revisão de procedimentos trabalhistas e previdenciários adotados pelas empresas apontam para uma possível enxurrada de autuações e um aumento expressivo na arrecadação tanto do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), quanto da contribuição previdenciária incidente sobre a remuneração paga, devida ou credita aos empregados.
A grande maioria dos empregadores não estão preparados para o cenário que se desenha com o eSOCIAL. Por que as empresas serão autuadas? Serão autuadas a principio porque as vésperas da implantação do eSOCIAL não conceberam um projeto de conscientização dos gestores sobre essa obrigação acessória. Também não contribui em nada a seu favor o fato de alimentarem a ideia fixa que essa será uma obrigação de responsabilidade única e exclusiva do departamento de Recursos Humanos. Não será! Trata-se de uma obrigação multidisciplinar, onde as informações são originadas em diferentes áreas da empresa e devem convergir de forma padronizada e tempestiva para o gestor do eSOCIAL. A ausência, desatualização ou não divulgação de politica interna que oriente a gestão da mão de obra em todos os seus aspectos, padronizando a tomada de decisão e assegurando que as eventuais alterações e fatos relevantes sejam imediatamente comunicados pelo eSOCIAL, agravará a exposição da grande maioria dos empregadores.
O eSOCIAL terá prazos extremamente exíguos para que a comunicação de fatos como: admissão, rescisão contratual, exames médicos, alterações contratuais, controle da jornada de trabalho, contratação de terceiros, normas de segurança e medicina do trabalho, férias, recolhimentos de encargos sociais (INSS e FGTS), acidentes e ou afastamentos por doença do trabalho, dentre outros. As empresas que atuam em atividades que normalmente resultem em grande movimentação da sua força de trabalho, como por exemplo, a construção civil, telemarketing, varejo e determinados setores da área de serviços, como segurança e limpeza patrimonial terão maior dificuldade de adaptação dos procedimentos e, fatalmente, estarão mais expostos á fiscalização.
Outro aspecto importante nessa fase que antecede a implantação do eSOCIAL, é a nítida impressão que se tem que empresas de estrutura societária familiar são as mais reticentes na adoção de procedimentos preventivos que visem inocular não somente a ação fiscal, mas também a sua maior exposição á Justiça do Trabalho, se considerarmos o fato que também o trabalhador terá acesso ás informações prestadas por seu empregador aos órgãos de fiscalização em relação ás condições e ocorrências de seu contrato de trabalho.
A folha de pagamentos das empresas, onde estão registrados proventos e descontos e a respectiva tributação (INSS, FGTS e IRRF) é onde se concentra a maior fonte de inconsistências já mapeadas pela fiscalização da Previdência Social e Receita Federal. Exemplo disso, é a constatação pela Previdência Social de erro substancial existente entre as informações registradas na folha de pagamento e a GFIP (Guia do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações á Previdência Social), que segundo o setor de fiscalização resultou em 2012 na ausência de recolhimento de aproximadamente R$4bilhões em contribuição previdenciária. Não é a toa que a Previdência Social tem a expectativa de aumentar a sua atual arrecadação em mais R$20bilhões ao ano, ou algo próximo a R$2bilhões de acréscimo ao mês. Essa arrecadação adicional em sua totalidade não pode ser creditada simplesmente ao ato de sonegar, mas em boa parte resulta de erros nos parâmetros de tributação da folha de pagamento os quais precisam urgentemente de revisão especializada.
Nos últimos dez anos a fiscalização do Ministério do Trabalho e Emprego tem buscado aprimorar seus métodos de fiscalização, mas apesar desse esforço, foram raras as autuações contra empresas pela ausência do recolhimento ou fraudes cometidas contra o FGTS e o Seguro Desemprego. Mas essa situação vai mudar. A Caixa Econômica Federal, entidade responsável por receber os depósitos fundiários realizados pelas empresas em nome do trabalhador, foi a última entidade a aderir ao cenário do eSOCIAL. A expectativa é reduzir o prejuízo ao FGTS de aproximadamente R$1bilhão. Como se vê, a contratação de mão de obra passara a existir em um ambiente de total e eficaz vigilância. Novos tempos, nova tecnologia, antigas leis e normas, não há exagero em afirmar que poucas empresas sairão incólumes.
A pergunta que o empresário e o gestor não podem deixar de fazer nesse momento: Minha empresa está preparada? Se a resposta for negativa, tenha em mente que o tempo corre contra sua empresa.
Por: Lauro Martins de Azevedo – Especialista nas Áreas Trabalhista e Previdenciária daTract Assessoria Empresarial e Tributária.